God etikette for email-signaturer

Vidste du at der er lovkrav til hvordan din email-signatur skal udformes, som erhvervsdrivende? Og har du overvejet din signaturs usability-implikationer?

Her får du en guide til god etikette for email-signaturer anno 2013. En meget væsentlig, men ofte overset del af det vigtigste digitale kommunikationsredskab.

1. Email-signaturen er lovpligtig for virksomheder

Ja, du skal faktisk have en. Siden 1. jan. 2012 har alle private virksomheder været forpligtet til at oplyse følgende:

  • Firmanavn
  • Hjemsted / adresse
  • CVR-nummer

Disse informationer skal fremgå på breve, forretnings­papirer, virksomhedens hjemmeside og elektroniske meddelelser, hvilket også vil sige emails. Efter denne ændring af selskabsloven gælder oplysningspligten nu alle typer selskaber, hvor det tidligere kun var A/S og ApS’er. Så husk at få det hele med, hvis du er selvstændig eller skriver fra din arbejdsmail hos et privat firma.

2. Brug aldrig billeder i din email-signatur. Aldrig.

Hvis der er én ting du tager med dig fra denne artikel, så lad det være dette råd. Mange benytter en grafik i deres signatur, f.eks. firmaets logo, i stedet for ren tekst. Det er problematisk af flere grunde:

Billeder er ikke søgbare. Derfor er det værste du kan gøre, at placere tekst i en billedfil. Hvis dit navn eller firmanavn kun fremgår af et billede i signaturen, vil modtageren ikke kunne fremsøge emailen fra dig via navnet. Lad altid de vigtige oplysninger fremgå som ren tekst.

Vedhæftninger? De fleste sender evt. billeder i signaturen med som en vedhæftning. Hos modtageren vil vedhæftninger typisk blive markeret med et symbol i en kolonne i indbakken, hvilket hjælper til at give et overblik over bunken af beskeder. Når man skal finde ‘den der email fra Irene med PowerPoint-præsentation til økonomimødet’, er det nyttigt at kunne se, hvilke mails der er vedhæftet filer til. Overblikket bliver forstyrret, hvis der er vedhæftninger til samtlige emails fra Irene, fordi hun lige skulle peppe kontakt­oplysningerne i bunden op med en billedfil.

Du ønsker ikke at være skyld i en dialog som denne:

Irene
Hej Kim. Fik du de filer jeg emailede dig?
Kim
Hm, lad mig se om jeg har dem. Har du sendt emailen i dag?
Irene
Ja. Der skal være 3 vedhæftede filer.
Kim
Jeg har en mail her med 4 vedhæftninger?
Irene
Nej, så er det ikke den. Jeg vedhæftede 3 filer.

Billeder der forsvinder. Man kan undgå problemet med meningsløse vedhæftninger ved at lagre billedet på en webserver og indsætte det i signaturen med HTML. Du kan dog ikke være sikker på, at billedet bliver vist som ønsket, afhængigt af modtagerens mailprogram og sikkerheds­indstillinger. Nogle tillader slet ikke HTML og viser kun uformateret tekst. Andre vil blive advaret om, at en email forsøger at tilgå eksternt indhold, og skal vælge om de ønsker at vise det. Hvis du virkelig skal have et billede i email-signaturen, så sørg for at signaturen ser ordentlig ud også uden billedet. Det er ikke ligefrem professionelt med en gabende tom firkant ved siden af sit navn.

3. Lad ikke signaturen afslutte dine emails alene

Husk at sige pænt farvel. Det kan virke upersonligt med en standard farvel-hilsen, indkodet i email-signaturen. Det er mange folk godt klar over, hvilket tit resulterer i en lidt komisk dobbeltkonfekt i bunden af emails:

Hilsner fra Carl.


Venlig hilsen / Kind regards,
Carl Engelbart, HCI-specialist.
ACME CHI, Hovedvejen 10, 2750 Ballerup | CVR: XXXXXXXX
T: (+45) XXXXXXXX | W: acmechi.dk

I ovenstående (fiktive) afsked har afsenderen valgt en ordlyd der passer til konteksten. Måske kender han modtageren godt. Nedenunder følger den generiske afskedssalut “Venlig hilsen / Kind regards”, før signaturens øvrige oplysninger, hvilket jo strengt taget er unødvendigt. Hvorfor ikke blot lade signaturen indeholde kontaktoplysninger og evt. øvrig lovpligtige info, så man selv kan vælge hvordan det er passende at sige farvel?

4. Undgå irrelevante oplysninger og reklamer

Hold dig til det væsentlige. Dit yndlingscitat eller en reklame for jeres nye produkt hører ikke hjemme i en email-signatur. Hvis det er vigtige informationer, tiltænkt personen du skriver til, så tilføj dem i selve beskeden. Overvej også om dit private telefonnummer og links til personlige profiler eller websites er passende. Vil du gerne kontaktes privat? Husk også, at modtagerens mailprogram automatisk viser emailadressen du skriver fra, så den behøver du ikke gentage.

I det hele taget anses det for god etikette, at holde signaturblokken kort. De oprindelige retningslinier opfordrede til max 4 linier. Det er ingen ulykke at overskride denne anbefaling lidt, men hvis du kan nøjes med 4 linier, så gør det.

5. Brug kun HTML/CSS sparsomt

Du kan godt benytte HTML til at formattere dine emails, men vær varsom. Forskellige mailklienter fortolker HTML ret forskelligt. Det samme gælder i endnu højere grad CSS. Hold dig til helt basal HTML og inline CSS. Less is more.

6. Adskil signaturen fra mailindholdet

Ved at adskille signaturindholdet fra brødteksten i dine emails, kan emailsoftware automatisk identificere signaturblokken. Du kender måske konceptet fra Gmail, hvor signaturer gemmes af vejen i beskedtråde, så disse kan vises mere kompakt. Placer signaturen nederst i dine mails og marker starten af den med to bindestreger, efterfulgt af et mellemrum og et liniebrud (-- ). Det er den helt korrekte form, men andre tilgange virker også, f.eks. et antal stjerner eller lighedstegn efterfulgt af liniebrud.

7. Inkluder kun signaturen i første email

Det er spild af digital plads, at inkludere signaturen i hvert eneste svar, såfremt resten af korrespondancen er citeret under din besked. Det er standard i de fleste mailklienter. Når bare signaturen fremgår af dit første svar i tråden er det fint.

Opsummering: Den gode email-signatur

  • Hold signaturen kort og simpel
    • Undgå billeder (især ikke med vigtig info og især ikke vedhæftet).
    • Undgå unødvendige oplysninger, f.eks. citater eller reklametekst.
    • Brug HTML/CSS sparsomt.
    • Begræns dig gerne til 4 linier.
  • Angiv nyttige oplysninger
    • Hvem du er: Navn og evt. stillingsbetegnelse.
    • Telefonnummer.
    • Hjemmesideadresse
  • Husk lovpligtige oplysninger for erhvervsdrivende
    • Firmanavn.
    • Firmaets adresse.
    • CVR-nummer.

Eksempler

Okay, lad os se på nogle signaturer i praksis. Det er ikke god etikette at pege fingre, så jeg vil nøjes med nogle opdigtede eksempler.

Eks. 1: God email-signatur
God signatur: Et skoleeksempel. Signaturen er kort og simpel, med alle nødvendige og lovpligtige oplysninger – ikke andet. HTML/CSS er brugt mådeholdent, til at tone nederste linie en smule ned.
Eks. 2: Dårlig email-signatur
Dårlig signatur: Så kan det næsten ikke blive værre. De lovpligtige oplysninger om firmaadresse og CVR mangler. Overdreven brug af farver, fonte og grafik (måske endda indsat som vedhæftninger). Masser af unødvendige informationer, og en lidt højtragende, upræcis stillingsbetegnelse.

Har du en mening om gode eller dårlige email-signaturer? Så skriv gerne en kommentar i feltet nedenfor.

Skriv et svar

Din e-mail-adresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *

Disse HTML koder og attributter er tilladte: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>